表計算ソフトの初級知識

ビジネス上と家庭とで最も使用頻度が違うパソコンソフトは表計算ソフトではないでしょうか。

家計簿や体重の増減表などを表計算ソフトで作っているという方がなかにはおられるかもしれませんが、ワープロなどと比較すると圧倒的に利用頻度は少ないのではないでしょうか。

ところがビジネスの現場では表計算ソフトが利用できなければすぐに仕事に支障をきたしてしまいます。

ビジネス上の会議資料のほとんどが表計算ソフトでつくられている場合もあるほどです。

表計算ソフトはその名のとおり、集計表を効率的に作るソフトとして開発されたものですが、それがだんだんと発展し文字や図表、グラフなどを表示して、企画書を作ったり、プレゼンテーション資料を作ったりするために欠かせないソフトとなっています。

家庭での利用頻度が少ないため、パソコンのソフトの中でも表計算ソフトは何となく苦手という人が案外多いものです。

表計算ソフトを開くとたくさんの升目が格子状にあるワークシートが開きます。

このひとつひとつの升目をセルと呼びますが、表計算ソフトは、このセルのなかに文字列、数値、数式、日付、時刻などを入力して必要な書類をしあげていきます。

さらにこのワークシート上に、入力した数値を元に作成したグラフ類や、文章などを配置することによって、ビジネスでよく見かける資料などができあがるのです。

現在の表計算ソフトは非常に多機能になっており、理数系の研究にも十分に利用できる能力を持っています。

しかし通常のビジネスでは、そこまでの機能を利用することは滅多にありません。

ビジネス上で表計算ソフトを利用する場合には、①まず表をきちんとつくれること、②それをグラフなどに加工できること、③文書の体裁を整えて会議資料やプレゼン資料として見やすいものにすること、④そしてそれをきちんと印刷できること、この４つができればまずは合格です。

そのために必要な表計算ソフトに対する知識はそう多くはありません。

慣れれば誰にでも簡単に表計算ソフトを扱うことができるようになります。

ですからまずは上記の4つができるように表計算ソフトについているチュートリアルをしっかりとこなしましょう。

そしてヘルプを上手に利用することによって、次第に自分の思い通りの書類が作れるようになります。